2.4 Dossiervoering

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel van het psychodiagnostisch onderzoek of voor zover daar wettelijke regels voor gelden. De Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) kent een algemene wettelijke bewaartermijn van 15 jaar voor een dossier, waarna het moet worden vernietigd. In deze wet zijn uitzonderingen opgenomen voor het langer bewaren van de gegevens, bijvoorbeeld in het kader van continuïteit van zorg. Niet alle dossiers in de zin van de Beroepscode zijn dossiers die onder de WGBO vallen. Er moet daarvoor sprake zijn van geneeskundige behandeling van een patiënt; in dat geval vallen de dossiers van een behandelend psycholoog ook onder de wettelijke bewaartermijn van de WGBO. De rapportage op basis van bijvoorbeeld een onderzoek (assessment) dat is uitgevoerd door een arbeids- en organisatiepsycholoog in het kader van personeelsselectie valt evenwel niet onder deze wettelijke bewaartermijn; in zo’n geval dient de psycholoog een bewaartermijn voor het dossier te kiezen, al naar gelang wat gebruikelijk is in het betreffende werkveld, met inachtneming van het volgende.

Het op naam gestelde dossier in de zin van de Beroepscode wordt bewaard voor minimaal de geldigheidsduur van het psychologisch rapport, met een minimale termijn van één jaar (artikel 36 ‘Bewaartermijn van het dossier’). Deze minimumtermijn is gekozen met het oog op de mogelijkheid dat de psycholoog nog over het dossier beschikt op het moment dat de cliënt om inzage vraagt of er een klacht zou worden ingediend. Overigens vernietigt de psycholoog het dossier niet, ook niet na het verstrijken van de bewaartermijn, wanneer er een klacht is ingediend en de klachtbehandeling nog niet is afgerond.

Het bewaren van geanonimiseerde gegevens ten behoeve van onderzoek is binnen de Beroepscode niet aan een termijn gebonden, het gaat hier immers niet (meer) om gegevens die tot de cliënt te herleiden zijn (artikel 86 ‘Gegevens voor publicatie, onderwijs, kwaliteitszorg, supervisie en intervisie’). De psycholoog maakt de verzamelde testgegevens zodanig toegankelijk dat er statistische of psychometrische analyses op kunnen worden uitgevoerd. De gegevens worden daartoe in een geanonimiseerd bestand opgeslagen. Aan deze voorwaarde wordt ook voldaan als de data zo worden opgeslagen dat zij gemakkelijk te scheiden zijn van de overige dossiergegevens.