2.2.4 Persoonlijke werkaantekeningen

2.2.4 Persoonlijke werkaantekeningen

Persoonlijke werkaantekeningen van de psycholoog behoren niet tot het dossier (artikel 1.14 ‘Dossier’). Wat precies moet worden begrepen onder ‘persoonlijke werkaantekeningen’ blijkt in de praktijk nogal wat misverstanden op te leveren. Het gaat bij dergelijke aantekeningen om persoonlijke indrukken, vermoedens en vragen van de psycholoog, bedoeld als geheugensteuntje voor de eigen gedachtevorming. Deze aantekeningen zijn meestal tijdelijk van aard; wanneer de psycholoog meent dat ze niet meer relevant zijn, moet hij de aantekeningen vernietigen. In het geval de persoonlijke werkaantekeningen wel in het dossier zijn opgenomen zijn de rechten van cliënt op inzage en afschrift daarop ook van toepassing. Het is dus van belang om persoonlijke werkaantekeningen gescheiden of (digitaal) afgeschermd van het dossier te bewaren. Onder persoonlijke werkaantekeningen vallen nadrukkelijk niet de gespreksaantekeningen en observaties of indrukken met betrekking tot de cliënt. Deze zijn juist relevant voor de professionele relatie en horen dus wel bij het dossier.

Het dossier is in principe uitsluitend toegankelijk voor de cliënt, de psycholoog en de direct onder zijn verantwoordelijkheid vallende medewerkers, zoals bijvoorbeeld testassistenten en secretariaatsmedewerkers. Bij klachtenprocedures is dit dossier ook voor leden van de verenigingstuchtrechtelijke instanties ter inzage, voor zover dat van betekenis is voor de beoordeling van de klacht. Het is aan te bevelen dat de psycholoog terughoudend omgaat met het recht om zich met behulp van het dossier te verweren (artikel 37 ‘Verweer met behulp van het dossier’). Voor beheer en inhoud van het dossier zie paragraaf 2.4 ‘Dossiervoering’.