mail-laptop-iStock_6306502_SMALL

Het gebruik van een disclaimer onder uw mail

Ook bij online-communicatie (zoals e-mail) dient de psycholoog maatregelen te treffen om het beroepsgeheim te waarborgen. De psycholoog dient de cliënt te wijzen op de risico’s ervan en in overleg met elkaar te besluiten of deze vorm van communicatie gewenst is (artikel 72 Beroepscode voor psychologen). De psycholoog dient daarbij de professionele afweging te maken of het ook een geschikte vorm van communicatie is met het oog op het beroepsgeheim en het mogelijk schenden daarvan. Immers, als de psycholoog gebruik maakt van online-communicatie dient deze zorg te dragen voor een maximaal beveiligde ICT-omgeving, waarvan e-mail onderdeel is (zie daartoe Vuistregels beveiliging digitale clientendossiers over de verschillende vormen en situaties van beveiliging).

Wat is de juridische betekenis van het gebruik van een disclaimer?

U kunt zich middels het gebruik van een disclaimer niet vrijpleiten van uw professionele verantwoordelijkheid op grond van de beroepscode uw beroepsgeheim te garanderen, ook bij e-mailverkeer. Uw inspanningen om dat zorgvuldig te doen zijn daarbij bepalend, een disclaimer kan deze inspanningen niet vervangen. Een disclaimer creëert een schijnzekerheid omdat deze u niet kan ontslaan van uw professionele verantwoordelijkheid op grond van de beroepscode.  Vraag u zich daarom ook bewust af of u van dit middel gebruik wil maken. Immers, het kan voor een zakelijke en afstandelijke toon in uw communicatie zorgen welke, met name ook wanneer u deze gebruikt richting cliënt, niet automatisch past in de vertrouwensrelatie met de cliënt.

Waarom dan toch een disclaimer?

Het gebruik van een disclaimer onderaan een e-mailbericht van een psycholoog kan handig zijn maar is niet verplicht. Zoals reeds gezegd past het niet in een vertrouwensrelatie u niet verantwoordelijk te houden voor zaken waar u wel degelijk voor verantwoordelijk bent. Echter, indien in de juiste bewoordingen en met de juiste informatie (zie onder) kan het een extra waakzaamheid geven bij zowel u als uw cliënt dat gebruik van email inderdaad kwetsbaar is.  Denk dan aan het per ongeluk mailen naar het verkeerde e-mailadres maar ook dat andere personen zich al dan niet gerechtigd toegang kunnen verschaffen tot de mailbox van uw cliënt waardoor privacygevoelige informatie  bij de verkeerde personen kan belanden.

Wat kunt u in de disclaimer vermelden?

1)      dat de inhoud van de e-mail strikt vertrouwelijk is.

2)      een verzoek aan degene die de e-mail abusievelijk heeft ontvangen om het bericht te vernietigen en de afzender te informeren dat deze de e-mail naar de verkeerde persoon heeft gestuurd.