Registratie- en declaratie-eisen, inclusief privacyregeling in de curatieve ggz (Zvw)

Zorgaanbieders moeten voldoen aan diverse registratie- en declaratie-eisen. Deze eisen worden door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) vastgelegd in beleidsregels. De eisen bevinden zich in de sfeer van administratieve transparantie. Zo zijn er eisen gesteld aan:

U vindt hier ook informatie over de privacyverklaring of opt-outregeling.

 

Minimale dataset (MDS)

Zorgverleners moeten registratiegegevens over de door hen verleende zorg aanleveren aan DIS (DBC-Informatiesysteem). Deze wettelijke verplichting is van belang voor het monitoren van zorgmarktontwikkelingen en de doorontwikkeling van de ggz-productstructuur (DBC’s en GBGGZ producten). Tot de aan te leveren gegevens behoren onder andere de personalia van de patiënt en details over de geleverde behandeling en de betrokken behandelaren. De gegevens moeten maandelijks worden aangeleverd. Vrijgevestigde zorgverleners mogen de gegevens per kwartaal aanleveren. De registratievereisten zijn niet van toepassing bij onverzekerde prestaties (OVP).
Software
De meeste EPD- en declaratie software hebben een dergelijke aanlevermodule.  

Factuur/Declaratie

Aan de factuur of declaratie zijn wettelijke eisen gesteld. Zie ook de factuureisen: welke gegevens dienen minimaal op de factuur te staan. De eisen verschillen voor Basis en Gespecialiseerde ggz.
Uitzondering OVP
De factuurvereisten gelden zowel voor gecontracteerde als voor ongecontracteerde zorg. De factuurvereisten gelden niet voor OVP Consult.
Wanneer factureren?
Facturering vindt plaats nadat een behandeling is afgesloten. Bij ongecontracteerde zorg is het toegestaan de patiënt tussentijds een voorschotfactuur te sturen. Echter, de patiënt kan deze tussentijdse factuur nog niet aanbieden bij zijn betreffende verzekeraar. OVP’s kunnen ook in onderdelen in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld per consult.
Software
De meeste EPD- en declaratiesoftware hebben alle wettelijke factuurvereisten opgenomen in hun declaratiesoftware en dus geautomatiseerd.
Verder lezen
Alle informatie inzake factuureisen staan in de nadere regel (NR) van de NZa:   Als u gecontracteerde ggz levert, dient u VECOZO EI-standaard te gebruiken. Lees meer over hethet  Elektronisch Declaratieportaal (EDP) van VECOZO.  

Publicatie van wachttijden

Aanbieders van Basis Generalistische ggz en Gespecialiseerde ggz zijn verplicht hun wachttijden te publiceren. Dit maakt de wachttijden voor patiënten en verwijzers inzichtelijker. De NZa heeft regels opgesteld voor de manier waarop de wachttijden berekend en gepubliceerd moeten worden: Nadere regel – Transparantieregeling zorgaanbieders ggz (NZa). Een korte samenvatting. De zorgaanbieder publiceert voor iedere vestigingslocatie de volgende informatie op zijn website:
  1. De aanmeldingswachttijd.
  2. De behandelingswachttijd, indien hier sprake van is. Als de zorgaanbieder (ook) gespecialiseerde geestelijke gezondheidszorg levert en voor de behandeling van (een) bepaalde hoofddiagnosegroep(en) een langere wachttijd is dan de wachttijd voor behandeling van de overige hoofddiagnosegroepen die de zorgaanbieder levert, dan moet dit expliciet vermeld worden. Als er géén sprake is van een behandelingswachttijd of als de behandelingswachttijd voor de hoofddiagnosegroepen die de zorgaanbieder levert niet onderling verschilt, dan moet dit expliciet vermeld worden.
  3. Een uitleg wanneer wachttijden mede afhankelijk zijn van de zorgverzekeraar waar de cliënt verzekerd is. Indien dit het geval is, dan wordt de wachttijd voor cliënten van die betreffende zorgverzekeraar vermeld. Dit geldt voor zowel de aanmeldingswachttijd als de behandelingswachttijd. Als de wachttijd niet afhankelijk is van waar de cliënt verzekerd is, dan moet dit expliciet vermeld worden.
  4. De datum van de laatste actualisatie van de getoonde wachttijden.
  5. Bij elk publicatie van wachttijden moet op de website de volgende tekst worden vermeld: “Wanneer u de wachttijd te lang vindt, kunt u altijd contact opnemen met de zorgaanbieder, of uw zorgverzekeraar vragen om wachtlijstbemiddeling. Uw zorgverzekeraar kan u ondersteunen, zodat u binnen 4 weken vanaf uw eerste contact met een zorgaanbieder een intake gesprek krijgt, en dat binnen 10 weken vanaf de intake, de behandeling is gestart. Dit zijn de maximaal aanvaardbare wachttijden die door zorgaanbieders en zorgverzekeraars gezamenlijk zijn overeengekomen (de treeknormen).”
Nota bene:
  • Het is toegestaan om de wachttijden van vestigingslocaties te clusteren tot een enkele wachttijd wanneer verschillende vestigingslocaties zich bevinden binnen één gemeente (of deelgemeente) of wanneer vestigingslocaties van een aanbieder zich in verschillende gemeentes, maar op maximaal tien kilometer afstand van elkaar bevinden.  De gegevens op de website moeten minimaal 1 keer per maand worden geactualiseerd tussen de eerste en de tiende dag van de maand.
  • Wanneer de zorgaanbieder geen website heeft of de (potentiële) cliënt of verwijzer geen toegang heeft tot internet, wordt de wachttijdinformatie, zoals beschreven in dit artikel, op verzoek van eenieder direct mondeling of schriftelijk verstrekt.
 

Routine outcome monitoring (ROM)

Transparantie en vergelijkbaarheid van prestaties zijn belangrijk. Routine outcome monitoring (ROM) helpt zorgaanbieders in de Generalistische Basis GGZ en Gespecialiseerde GGZ om structureel de voortgang en de patiëntwaardering en -ervaring te meten. Dit is belangrijk om te gebruiken in de behandelingen zelf, maar ook voor het maken van kwaliteitsvergelijkingen. Elke behandelaar die GBGGZ of GGGZ verleent binnen de Zorgverzekeringswet en dat doet voor cliënten in de GGZ, verslavingszorg, forensische psychiatrie dient ROM-gegevens aan te leveren aan SBG (Stichting Benchmark GGZ). Sinds januari 2017 dienen ook vrijgevestigde behandelaren ROM-gegevens aan te leveren aan SBG. Om zicht te krijgen op het effect van de behandeling nemen zorgverleners de begin- en eindmetingen van de ROM-vragenlijsten af. Deze ROM-gegevens worden ter beschikking gesteld aan de SBG waardoor de informatie vergeleken en openbaar kan worden gemaakt. Patiënten, zorgverzekeraars, patiëntenorganisaties en zorgaanbieders krijgen beter zicht op de zorgkwaliteit. De minster stelt aanlevering van ROM-gegevens aan SBG verplicht. Instellingen voor geestelijke gezondheidszorg zijn hier al langer mee bezig en inmiddels ontvangt SGB gegevens over 85% van alle afgesloten ggz-zorgtrajecten. Ook voor vrijgevestigde aanbieders zal aanlevering per 1 januari 2017 mogelijk zijn. Meer informatie over ROM leest u in ons themadossier Routine Outcome Monitoring (ROM).  

Privacyverklaring/Opt-outregeling

Ofschoon het aanleveren van behandelinformatie aan DIS en/of aan zorgverzekeraars (let op: dit zijn verschillende informatiestromen) wettelijke is geregeld, zijn er ook uitzonderingsmogelijkheden voor de verplichting tot vermelding van de diagnose op de factuur en/of aanlevering van behandelinformatie aan DIS. Vanuit het oogpunt van privacybescherming is er een zogenaamde opt-outregeling.
Waarvoor geldt de opt-outregeling?
  • De uitgebreide opt-outregeling geldt voor de Gespecialiseerde ggz.
  • Voor de Basis GGZ betreft de opt-outregeling alleen de aanlevering van informatie aan DIS.
  • Voor de facturering aan zorgverzekeraars is een opt-outregeling volgens de NZa niet nodig, omdat de factuur voor de Basis GGZ geen diagnose-informatie bevat.*
Aanvankelijk gold de opt-outregeling alleen voor diagnosegevoelige informatie, maar sinds 2015 is de regeling uitgebreid tot alle gegevens. Dit betekent dat van patiënten die een privacyverklaring hebben getekend helemaal geen gegevens aan DIS meer mogen worden aangeleverd.
Procedure
De procedure is als volgt: De cliënt dient een door de NZa opgestelde privacyverklaring te ondertekenen bij de behandelend psycholoog of psychotherapeut. Een kopie van deze privacyverklaring moet worden opgestuurd naar de zorgverzekeraar van de cliënt, waarna de therapeut declaraties bij de zorgverzekeraar kan indienen zonder daarop informatie te vermelden die verwijst naar de diagnose. Ondertekening van de privacyverklaring door de cliënt maakt tevens dat er geen informatie aan het DIS hoeft te worden aangeleverd.
Voorwaarde
Voorwaarde voor de opt-outregeling is dat de patiënt en de zorgaanbieder gezamenlijk de privacyverklaring van de NZa hebben ondertekend. Dit moet gebeuren voordat de gegevens aan DIS worden aangeleverd.
Download de privacyverklaring
De privacyverklaring kunt u bekijken en downloaden via een bijlage van de nadere regels van de NZA: De Stichting KDVP (Koepel DBC Vrije Psychologen) adviseert een alternatieve privacyverklaring te gebruiken.* Indien er sprake is van een privacyverklaring mogen verzekeraars geen informatie over de diagnose of het behandelplan opvragen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft hiervoor een juridisch kader opgesteld. Klik hier voor de informatie van AP. Zie ook de NIP factsheet Privacyverklaring.
Meer informatie
Bekijk onze webpagina over Privacy. * Volgens de KDVP is de privacyverklaring van de NZa onjuist en onvolledig. De privacyverklaring van de NZa gaat uitsluitend over het aanleveren van diagnose-informatie aan DIS. Volgens KDVP behoort de verklaring ook een bepaling te bevatten over het verstrekken van diagnose-informatie aan de zorgverzekeraar. De NZa heeft dit niet opgenomen, omdat het verstrekken van diagnose-informatie aan de zorgverzekeraar in de Basis GGZ niet verplicht is. Maar verzekeraars vragen soms wel om deze informatie en de privacyverklaring moet daar bescherming tegen bieden.